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Syphere Parcelbox as a Service ist eine Cloud-basierte Lösung, bestehend aus einem Webportal, sowie der zugehörigen Syphere Parcelbox App (nachfolgend «App» genannt), welche den Kunden den Betrieb und die Nutzung ihrer Paketboxanlage (nachfolgend «Anlage» genannt) erlaubt.
Syphere Parcelbox bildet die Kommunikations- und Steuerungs-Schnittstelle zwischen Paket-Lieferdiensten und Paket-Empfängern am Übergabepunkt Paketbox.
In der folgenden Beschreibung werden diverse Rollen erwähnt. Die entsprechenden Personen sind jeweils geschlechtsneutral in Kurzform benannt – gemeint sind Benutzerinnen und Benutzer, nachfolgend der «User» genannt.
Über das Webportal kann die Anlage Objekt-spezifisch von der Immobilienverwaltung oder von einem anderen, mandatierten Facility Management-Dienstleister oder vom Eigentümer selbst (nachfolgend «zuständige Verwaltungsstelle» genannt) gemanaged werden. Diese registriert zudem die Mieterinnen und Mieter (nur EIN User als «Administrator» pro Wohnungs- bzw. Nutzungseinheit) mit Vorname, Nachname und Email-Adresse. Dadurch werden sie zur Nutzung automatisch via Email eingeladen.
Jeder Administrator einer Wohnungs- bzw. Nutzungseinheit kann seinerseits seine Mitbewohnerinnen und Mitbewohner bzw. seine Mit-Nutzerinnen und Mit-Nutzer ebenfalls im Portal erfassen, wodurch sie per Email automatisch zur Registration ebenfalls eingeladen werden, sodass auch diese individuell z.B. Pakete empfangen können. Mit der Einladung erhält jeder User zudem einen persönlichen PIN, womit er jederzeit seine Pakete abholen kann. Dieser wird nur einmalig vergeben und wird auch nur einmal für ihn angezeigt. Weder Administrator noch die zuständige Verwaltungsstelle haben Einsicht in den persönlichen PIN.
Der registrierte User der Anlage kann sich nach Installation der App auf sein Mobiltelefon mit seinem Login in der App anmelden.
Voraussetzung für das Funktionieren der App ist, dass a) Bluetooth (mind. Version 4.0) eingeschaltet ist und b) der User zulässt, dass bei Nutzung der App der Gerätestandort abgerufen wird. Zudem ist für eine reibungslose und v.a. Real-time-Interaktion der Syphere Parcelbox-Lösung eine Internetverbindung des mobilen Geräts erforderlich, sei es über WLAN oder via aktivierte Mobile Daten.
Die App erfüllt mehrere Funktionen: Der User wird u.a. über Paketlieferungen automatisch informiert und erhält einen einmal gültigen Abhol-PIN, den er selbst verwenden oder an eine andere Person seines Vertrauens teilen kann. Zum Teilen eines PIN greift die App auf die entsprechende Funktion des Betriebssystems zu und bietet die installierten, passenden Messenger- bzw. Mailing-Apps an.
Die App ermöglicht mit der Deponieren-Funktion auch Rücksendungen, wobei ein anderer, einmal gültiger PIN-Code generiert wird, den der User einem avisierten Abholer (z.B. die Post mit Pick@home oder ein anderer Paket-Lieferdienst oder auch eine bekannte Person) über die Teilen-Funktion in diesem Fall mitteilen muss. Dann kann der Abholer das Paket mit diesem PIN abholen.
Die App fungiert zudem als direkten «Zugangs-Pass» zu Paketen des Users. D.h. die App übernimmt eine anonymisierte Identifikation des Mobiles (Smartphone oder Tablet) – nicht der Person selbst, sodass die Anlage einen berechtigten User mittels Bluetooth ab einer gewissen Reichweite erkennt.
Ferner lässt die Cloud-basierte Steuerung auch eine durch den User berechtigte Fernöffnung via App zu, sodass gleichzeitig eine dem User vertraute Person eine Paketlieferung stellvertretend herausnehmen kann.
Das Portal, sowie auch die zugehörige App sind nicht öffentlich, sondern können nur von berechtigten Usern verwendet werden. Ein User ist unter folgenden Voraussetzungen berechtigt, wobei alle Bedingungen erfüllt sein müssen:
Die Installation der App und deren Nutzung auf dem Mobiltelefon ist freiwillig. D.h. Die Anlage kann grundsätzlich auch ohne App genutzt werden – jedoch mit eingeschränkten Funktionen. So kann der User seine Pakete (ohne die App) u.a. dann nur mittels PIN-Code abholen.
Mit Anmelden in der App oder auch mit reduzierter Nutzung ohne App erklärt der User, die vorliegenden Nutzungsbedingungen verstanden zu haben und stimmt ihnen vorbehaltlos zu.
Synomics stellt den Betrieb durch ständige Pflege sämtlicher Software-Teile der Lösung sicher. Dies betrifft v.a. das Hosting der Synomics-Cloud, die Nutzung der Anlage mittels Mobile App (iOS und Android), sowie Sicherheitsupdates. Für diesen Software-Service wird eine Jahresgebühr erhoben, welche jeweils vorschüssig zu begleichen ist.
Der User nimmt zur Kenntnis, dass die gesamte Anlage nur dann genutzt werden kann, wenn die Software-Servicegebühr bezahlt worden ist. Verantwortlich dafür ist primär der Eigentümer der Anlage, sekundär eine allfällig mandatierte Immobilienverwaltung. Synomics behält sich das Recht vor, bei Nicht-Nachkommen der fristgerechten Zahlung die Anlagen-Steuerung so lange zu deaktivieren, bis die Zahlung eingetroffen ist.
Passwörter werden nur für die Anmelde-Identifikation im Hintergrund und nicht im Klartext gespeichert. Sie werden weder der für die Anlage zuständige Verwaltungsstelle, noch dem Administrator einer Wohnungs- bzw. Nutzungseinheit oder sonst Dritten sichtbar gemacht.
Wir weisen darauf hin, dass Passwörter von Cyber-Kriminellen gehackt werden können!
Der technische Zugang, sowie die Zugangsdaten selbst (Email-Adresse und Passwort) sind in der Verantwortung des Users. Der User muss daher ein möglichst sicheres Passwort setzen und dieses regelmässig wechseln.
Der User ist verpflichtet, Änderungen seiner Email-Adresse oder Korrekturen bzw. Änderungen von Vorname und Nachname rechtzeitig anzumelden, als Mitbewohner seinem Administrator einer Wohnungs- bzw. Nutzungseinheit, bzw. als Administrator einer Wohnungs- bzw. Nutzungseinheit seiner zuständigen Verwaltungsstelle. Denn Benachrichtigungen werden immer an die eingetragene Email-Adresse gesendet.
Der User stellt zudem sicher, dass die Email-Benachrichtigungen (mit einem «noreply»-Absender) nicht dauerhaft in seinem Spam-Ordner liegen bleiben, sondern auch effektiv in seinem Posteingang gelangen.
Für die eigenen mobilen Geräte weist Synomics den User darauf hin, die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen zu treffen und diese gegen unbefugten Zugriff durch Dritte sowie gegen Schadsoftware zu schützen.
Der User ist verpflichtet, die App auf dem neusten Stand zu halten und angezeigte Aktualisierungen (Sicherheitsupdates) vorzunehmen.
Wenn der User eine Fernöffnung tätigt (via App), sollte er unbedingt gleichzeitig sicherstellen (z.B. telefonisch), dass eine ihm vertraute Person vor der Paketboxanlage steht und sein Paket umgehend herausnehmen kann. So verhindern der User unbefugten Zugriff auf sein Paket.
Nur wenn die User-Daten (Vorname, Nachname, Email-Adresse) im Webportal durch den Administrator einer Wohnungs- bzw. Nutzungseinheit, bzw. durch die zuständige Verwaltungsstelle korrekt hinterlegt sind, ist die einwandfreie Interaktion mit dem User gewährleistet. Für allfällige User-Datenfehler dieser Art lehnt Synomics jede Haftung ab.
Über die Anzeige der Anlage, sowie bei Nutzung der App kann die zuständige Verwaltungsstelle Hinweise anzeigen lassen (z.B. am Tag X ein geplanter Serviceeinsatz an der Anlage.)
Synomics gewährleistet dabei die exakte Wiedergabe des durch die zuständige Verwaltungsstelle eingegebenen Texts. Über die inhaltliche Richtigkeit, Zuverlässigkeit und Vollständigkeit einer solchen Meldung kann Synomics keine Gewähr übernehmen.
Der User nimmt zur Kenntnis, dass die anonymisierte Nutzung sowie Ereignisse im System protokolliert werden. Dadurch kann Synomics z.B. bei Diebstahl (nach gewaltsamem Aufbrechen eines Paketfachs) auf Anfrage der zuständigen Verwaltungsstelle hin nachforschen. Oder Synomics kann auf Anfrage der zuständigen Verwaltungsstelle allfälligen Missbrauch durch Fremd-Nutzer aufgrund ständiger Belegung durch eine Wohneinheit eruieren. Solche Anfragen sind kostenpflichtig.
Die Anlage wird ggf. periodisch durch einen beauftragten Service-Dienstleister gewartet (inkl. Reinigung der Paketfächer). Dies frühzeitig anzuzeigen liegt in der Verantwortung der zuständigen Verwaltungsstelle. Am Servicetag selbst muss der Servicetechniker zwecks Wartung alle Fächer öffnen. Wenn an diesem Tag der User Paketlieferungen noch nicht abgeholt hat, dann muss der Servicetechniker diese herausnehmen und nach der Wartung wieder hineinlegen. Die entsprechend anzuwendende Sorgfalt im Umgang mit allfälligen Paketen in den Fächern, sowie die Sicherstellung, dass beim Wieder-Hineinlegen der Pakete keine Verwechslung geschieht, liegt in der Verantwortung des Service-Dienstleisters – nach dessen bestem Wissen und Gewissen.
Dennoch: Der User nimmt das Risiko eines Verlusts bzw. einer Verwechslung der Pakete bewusst in Kauf, wenn er sein(e) Paket(e) am Service-Tag (noch) nicht abgeholt hat. Synomics lehnt jede Haftung dafür ab.
Jegliche Haftungsansprüche gegen Synomics wegen Komforteinbussen oder Schäden inkl. Folgeschäden materieller oder immaterieller Art, welche z.B. aus dem Zugriff oder der Nutzung bzw. Nichtnutzung der App und deren Informationen, Inhalte und Mitteilungen, durch Missbrauch der Verbindung, durch technische Störung der Anlage (z.B. einer unverriegelten Paketfachtüre) oder durch Verletzung der Sorgfaltspflichten der User, entstanden sind, werden im Rahmen des gesetzlich Zulässigen ausgeschlossen.
Synomics lehnt insbesondere im Fall eines unbefugten Fremd-Zugriffs (durch Entnahme eines Pakets bei einer offenen Paketfach-Türe) jegliche Haftung auf Verlust Ihres Pakets ab.
Synomics unternimmt viel, um die Datensicherheit zu gewährleisten (enge Zusammenarbeit mit einer Schweizer Hosting-Firma, SSL-Zertifikat etc.). Ein Cyber-Angriff kann dennoch nicht ausgeschlossen werden.
Syphere Parcelbox setzt u.a. auf die Verfügbarkeit des Mobilfunknetzes (mindestens 3G) im Zusammenhang mit der App-Nutzung. Synomics übernimmt keine Verantwortung und gibt keine Garantie dafür ab, dass die Funktionen und Nutzung der App dauernd und ununterbrochen zur Verfügung stehen, fehler- und störungsfrei sind oder Fehler unmittelbar behoben werden oder dass die Cloud-Server frei von Viren oder sonstigen schädlichen Bestandteilen sind.
Synomics ist jederzeit berechtigt, die Nutzung der App aus Sicherheitsgründen zu unterbrechen oder gar einzustellen.
Synomics bietet keine Gewähr auf Funktionalität von alten App-Versionen. D.h. angezeigte Updates sind vom User zu installieren.
Synomics behält sich alle Rechte des Produkts Syphere Parcelbox vor.
Die Nutzung von Syphere Parcelbox endet nicht durch Deinstallation der App. Sondern erst durch die administrative User-Deaktivierung im Webportal durch den Administrator einer Wohnungs- bzw. Nutzungseinheit (im Falle eines Auszugs eines Mitbewohners), bzw. durch die zuständige Verwaltungsstelle (im Falle eines Umzugs des Administrators einer Wohnungs- bzw. Nutzungseinheit).
Es gilt Schweizer Recht. Gerichtsstand ist Schaffhausen.
Bei Fragen können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen.
Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten:
Synomics AG
Albisstrasse 12
CH-8200 Schaffhausen
info@synomics.ch
Syphere Parcelbox as a Service is a cloud-based solution consisting of a web portal, as well as the associated Syphere Parcelbox app (hereinafter referred to as the „App“), which allows customers to operate and use their parcel box facility (hereinafter referred to as the „System“).
Syphere Parcelbox provides the communication and control interface between parcel delivery services and parcel receivers at the parcel box handover point.
Various roles are mentioned in the following description. The respective persons are named in gender-neutral short form in each case – meant are female and male.
Through the web portal, the facility can be managed on a property-specific basis by the property management company or by another mandated facility management service provider or by the owner himself (hereinafter referred to as the „responsible management agency“). This also registers the tenants (only ONE user as „administrator“ per apartment or usage unit) with first name, last name and email address. This will automatically invite them to use the service by email.
Each administrator of an apartment or usage unit can likewise register his roommates or co-users in the portal, whereby they are automatically invited to the registration via email, so that they can also individually receive e.g. parcels. With the invitation, each user also receives a personal PIN, which they can use to pick up their parcels at any time. This will be assigned only once and will be displayed only once for him. Neither administrator nor the responsible administrative office have access to the personal PIN.
The registered user of the system can log in to the app with his login after installing the app on his mobile phone.
A prerequisite for the functioning of the app is that a) Bluetooth (min. version 4.0) is switched on and b) the user allows the device location to be retrieved when using the app. In addition, for a smooth and real-time interaction of the Syphere Parcelbox solution, an internet connection of the mobile device is required, either via WLAN or via activated mobile data.
The app fulfills several functions: Among other things, the user is automatically informed about parcel deliveries and receives a one-time valid pickup PIN that he can use himself or share with another person he trusts. To share a PIN, the app accesses the corresponding function of the operating system and offers the installed, matching messenger or mailing apps.
The app also enables returns with the deposit function, whereby a different, once-valid PIN code is generated, which the user must communicate to an announced collector (e.g. the Swiss Post with Pick@home or another parcel delivery service or even a known person) via the share function in this case. Then the person collecting the package can pick it up with this PIN.
The app also acts as a direct „access gateway“ to parcels from the user. I.e. the app takes over an anonymized identification of the device (smartphone or tablet) – not of the person itself, so that the system recognizes an authorized user via Bluetooth from a certain range.
Furthermore, the cloud-based control also allows the user to authorize remote opening via app, so that a person trusted by the user can simultaneously take out a parcel delivery.
The portal, as well as the associated app, are not public, but can only be used by authorized users. A user is authorized under the following conditions, all of which must be met:
The installation of the app and its use on the cell phone is voluntary. This means that the system can basically also be used without an app – but with limited functions. For example, users can only pick up their parcels (without the app) using a PIN code.
By logging into the app or even with reduced use without the app, the user declares to have understood these Terms of Use and agrees to them without reservation.
Synomics ensures operation through continuous maintenance of all software parts of the solution. This mainly concerns the hosting of the Synomics cloud, the use of the system via mobile app (iOS and Android), as well as security updates. An annual fee is charged for this software service, which is to be paid in advance in each case.
The user acknowledges that the entire system can only be used if the software service fee has been paid. The owner of the system is primarily responsible for this, and any mandated property management company is secondarily responsible. Synomics reserves the right, in the event of failure to make timely payment, to deactivate the system control until payment is received.
Duties of care of the users
Passwords are stored only for login identification in the background and not in plain text. They will not be made visible to the administrative body responsible for the system, to the administrator of an apartment or utilization unit, or to any other third party.
We would like to point out that passwords can be hacked by cyber criminals!
The technical access, as well as the access data itself (email address and password) are the responsibility of the user. The user must therefore set a password that is as secure as possible and change it regularly.
The User is obliged to notify changes of his/her e-mail address or corrections or changes of first name and surname in time, as a co-inhabitant to his/her administrator of an apartment or utilization unit, or as an administrator of an apartment or utilization unit to his/her responsible administrative office. Because notifications are always sent to the registered email address.
The user also ensures that the email notifications (with a „noreply“ sender) do not remain permanently in his spam folder, but also effectively reach his inbox.
For its own mobile devices, Synomics advises users to take the necessary security precautions and protect them against unauthorized access by third parties and against malware.
The user is obliged to keep the app up to date and to perform displayed updates (security updates).
When users open parcels boxes remotely (via app), they should make sure (e.g., by phone) that someone they trust is standing in front of the parcel box and can take out their parcel immediately. Thus, the user prevent unauthorized access to his parcel.
Only if the user data (first name, last name, email address) are correctly stored in the web portal by the administrator of an apartment or usage unit, or by the responsible administrative office, the proper interaction with the user is guaranteed. Synomics disclaims any liability for any user data errors of this kind.
Using the display of the System, as well as when using the app, the responsible administrative office can display notices (e.g., on day X, a scheduled service call at the plant.).
Synomics guarantees the exact reproduction of the text entered by the responsible management agency. Synomics cannot assume any liability for the correctness, reliability and completeness of the content of such a report.
The User acknowledges that anonymous usage and events are logged in the system. This allows Synomics to investigate, for example, in the case of theft (after a parcel box has been broken into by force), upon request from the management agency that is responsible. Or, at the request of the management agency in charge, Synomics can investigate any misuse by outside users due to permanent occupancy by a residential unit. Such requests are subject to a fee.
If necessary, the system is periodically serviced by a contracted service provider (incl. cleaning of the parcel boxes). It is the responsibility of the responsible administrative office to indicate this at an early stage. On the service day itself, the service technician must open all compartments for the purpose of maintenance. If on that day the user has not yet picked up parcel deliveries, then the service technician has to take them out and put them back in after servicing. The appropriate care to be taken in handling any parcels in the compartments, as well as ensuring that no mix-up occurs when the parcels are reinserted, is the responsibility of the service provider – to the best of his knowledge and belief.
Nevertheless, the user consciously accepts the risk of loss or mix-up of the parcels if he has not picked up his parcel(s) on the service day. Synomics disclaims any liability for this.
Any liability claims against Synomics due to loss of comfort or damages incl. Consequential damages of a material or immaterial nature, which arise, for example, from access to or use or non-use of the app and its information, content and messages, through misuse of the connection, through technical malfunction of the system (e.g. an unlocked parcel locker door) or through violation of the user’s duty of care, are excluded to the extent permitted by law.
In particular, Synomics disclaims any liability for loss of your parcels in the event of unauthorized third-party access (by removing a parcel while the parcel locker door is open).
Synomics does a lot to ensure data security (close cooperation with a Swiss hosting company, SSL certificate, etc.). Despite this, a cyber attack cannot be ruled out.
Syphere Parcelbox relies, among other things, on the availability of the mobile network (at least 3G) in connection with app usage. Synomics assumes no responsibility and gives no warranty that the functions and use of the app will be available continuously and uninterruptedly, will be free of errors and malfunctions or that errors will be corrected immediately or that the cloud servers are free of viruses or other harmful components.
Synomics is entitled to interrupt or even stop the use of the app at any time for security reasons.
Synomics does not provide any warranty on functionality of old app versions. I.e. displayed updates are to be installed by the user.
Synomics reserves all rights of the product Syphere Parcelbox.
The use of Syphere Parcelbox does not end by uninstalling the app. Instead, it is only possible to deactivate users administratively in the web portal by the administrator of an apartment or usage unit (in the event of a roommate moving out) or by the responsible administrative office (in the event of the administrator of an apartment or usage unit moving in).
Swiss law applies. The place of jurisdiction is Schaffhausen.
If you have any questions, please feel free to contact us.
You can contact us at the following contact details:
Synomics AG
Albisstrasse 12
CH-8200 Schaffhausen
info@synomics.ch
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