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Syphere Parcelbox as a Service ist eine Cloud-basierte Lösung, bestehend aus einem Portal über die Website www.syphere.ch, sowie der zugehörigen Syphere Parcelbox App (nachfolgend «App» genannt), welche den Kunden den Betrieb und die Nutzung ihrer Paketboxanlage (nachfolgend «Anlage» genannt) erlaubt.
Das Portal, sowie auch die zugehörige App sind nicht öffentlich, sondern können nur von berechtigten Benutzern (nachfolgend geschlechtsneutral «User» genannt) verwendet werden. Eine Person ist unter folgenden Voraussetzungen berechtigt, wobei alle Bedingungen erfüllt sein müssen:
Damit die Anlage einen berechtigten End-User (i.d.R. Mieter bzw. Bewohner) erkennt, übernimmt das App eine anonymisierte Identifikation des Mobilen Geräts (Smartphone oder Tablet) – nicht die der Person selbst.
Synomics AG (nachfolgende Synomics genannt) respektiert Ihre Privatsphäre. So sind der Datenschutz und der sorgfältige Umgang mit einem Minimum an Ihren persönlichen Daten, deren Erhebung für die Nutzung erforderlich ist, Synomics ein grosses Anliegen. Synomics hält sich an die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
In der vorliegenden Datenschutzerklärung wird erläutert, in welcher Weise Synomics personenbezogene Daten erhebt, speichert, verwendet und schützt.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare oder identifizierte, natürliche Person beziehen, also beispielsweise Namen, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Vertrags-, Buchungs- und Abrechnungsdaten, die Ausdruck der Identität einer Person sind.
Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten nur dann, wenn hierfür eine gesetzliche Rechtsgrundlage gegeben ist oder Sie uns diesbezüglich, z.B. im Zuge einer Registrierung, Ihre Einwilligung erteilt haben.
Bei der Registrierung im Portal werden dabei pro Nutzer (z.B. Mitbewohner) folgende, personenbezogenen Daten erhoben und gespeichert: Vorname, Nachname, sowie Email-Adresse. Dies sind die einzigen personenbezogenen Daten, die für die Registrierung der User und für die Nutzung der Anlage benötigt und ausschliesslich für den Betrieb der Anlage verwendet werden.
Passwörter, welche der User für ein gesichertes Login selbst vergibt, speichert Synomics nicht in Klartext.
O.g. Daten werden ausschliesslich für den Betrieb der Anlage folgendermassen verwendet: Vorname und Nachname werden für die korrekte Post-Zustellung bzw. Adressierung benötigt. (Dies entspricht dem Namensschild z.B. bei der Sonnerie.)
Die Email-Adresse wird für die Kommunikation mit der Anlage benötigt, sei es für das Login im App oder sei es für Mitteilungen oder Ankündigungen.
Eine anonymisierte Geräte-ID des Mobiles wird für die Identifikation desselben benötigt, womit der Träger des Geräts grundsätzlich anonym bleibt.
Synomics bearbeitet grundsätzlich keine der o.g. Daten zwecks Personen-Bezug. Dennoch kann bei einem Ereignis (z.B. gestohlenes Paket) investigativ theoretisch indirekt ein Rückschluss auf eine Person durchgeführt werden.
Synomics kann anonyme Daten (ohne direkten Personenbezug) rund um das Nutzungsverhalten analytisch verwenden, um das Produkt insgesamt zu verbessern.
Synomics speichert die personenbezogenen Daten eines Users nur solange diese Person aktiv eine Anlage nutzt. Wird der User einmal inaktiv geschaltet (z.B. durch Umzug an einen anderen Ort ohne eine unserer Anlagen), so werden seine personenbezogenen Daten auf ausdrückliches persönliches und schriftliches Verlangen binnen 48h, ansonsten nach längstens sechs Monaten gelöscht.
Synomics gibt keine personenbezogenen Daten weiter an Dritte. Sondern o.g. Daten werden einzig und allein im Gesamtsystem «App – Portal – Anlage» für einen optimalen Betrieb und für ein perfektes Nutzererlebnis verwendet.
Die App verwendet vom Betriebssystem Ihres mobilen Geräts die Funktion Bluetooth (die also aktiviert sein muss) und benötigt bei Nutzung zudem die Zulassung der Standort-Bestimmung.
Synomics trifft zum Schutz der Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust und Missbrauch angemessene Sicherheitsvorkehrungen technischer Natur (z.B. Verschlüsselungen bei der Datenübertragung mittels https, Protokollierung, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Datensicherung, IT- und Netzwerksicherheitslösungen etc.) sowie organisatorischer Natur und der schweizerischen Datenschutzgesetzgebung. So arbeiten wir mit einem Hosting-Provider zusammen, der über das Qualitätssiegel «swiss hosting» verfügt und eine eigene Server- und Datacenter Infrastruktur in der Schweiz betreibt.
Wie bei jeder Verbindung mit einem Webserver protokolliert und speichert der Server unseres Webhosting-Anbieters bestimmte technische Daten. Zu diesen Daten gehören die IP-Adresse und das Betriebssystem Ihres Geräts, die Daten, die Zugriffszeit, die Art des Browsers sowie die Browser-Anfrage inklusive der Herkunft der Anfrage (Referrer). Dies ist aus technischen Gründen erforderlich, um Ihnen das Portal zur Verfügung zu stellen. Der Webhosting-Anbieter schützt diese Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen vor unerlaubten Zugriffen und gibt sie nicht an Dritte weiter.
Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstösst oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen.
Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten:
Synomics AG
Albisstrasse 12
CH-8200 Schaffhausen
info@synomics.ch
Syphere Parcelbox as a Service is a cloud-based solution consisting of a portal via the website www.syphere.net, as well as the associated Syphere Parcelbox app (hereinafter referred to as the „app“), which allows customers to operate and use their parcel box system (hereinafter referred to as the „system“).
The portal, as well as the associated app, are not public, but can only be used by authorised users (hereinafter referred to as „users“ in a gender-neutral manner). A person is authorised under the following conditions, whereby all conditions must be fulfilled:
In order for the system to recognise an authorised end user (usually a renter or resident), the app anonymously identifies the mobile device (smartphone or tablet) – not the person themselves.
Synomics AG (hereinafter referred to as Synomics) respects your privacy. Thus, data protection and the careful handling of a minimum of your personal data, the collection of which is necessary for use, are of great concern to Synomics. Synomics complies with the applicable data protection regulations.
This Privacy Policy explains how Synomics collects, stores, uses and safeguards personal data.
Synomics AG, Albisstrasse 12, CH-8200 Schaffhausen, is responsible for the storage, use and protection of personal data on the portal and when using the app.
If you have any questions, please contact us at info@synomics.ch or via our website www.synomics.ch.
The owner of the system or a mandate holder (usually its administration or facility management) administratively registers the users (typically the renters or residents) in the portal and invites them by email. With regard to further use of this personal data outside of the portal, the owner or his authorised representative acts as the responsible party. For his part, he ensures that the personal data used outside the portal is processed lawfully (in accordance with the law) in his organisation.
Furthermore, he informs the system users (renters and residents) about the collection and use of personal data. If necessary, he obtains applicable consents from the users and informs them of their rights.
Personal data is any information relating to an identifiable or identified natural person, such as names, addresses, telephone numbers, email addresses, contractual, booking and billing data, which is an expression of a person’s identity.
We only collect, process and use personal data if there is a legal basis for doing so or if you have given us your consent in this regard, e.g. in the course of registration.
When registering on the portal, the following personal data is collected and stored for each user (e.g. flatmate): first name, last name and email address. These are the only personal data required for the registration of the user and for the use of the system and are used exclusively for the operation of the system.
Synomics does not store passwords, which the user assigns himself for a secure login, in plain text.
The above data will be used exclusively for the operation of the system as follows: First name and last name are required for correct postal delivery or addressing. (This corresponds to the name plate, e.g. at the door bell).
The email address is needed for communication with the system, be it for logging into the app or for messages or announcements.
An anonymised device ID of the mobile is required for the identification of the mobile, which means that the wearer of the device remains anonymous.
Synomics does not process any of the above-mentioned data for the purpose of personal reference. Nevertheless, in the case of an event (e.g. a stolen parcel), it is theoretically possible to indirectly draw conclusions about a person.
Synomics may use anonymous data (without direct personal reference) around usage behaviour analytically to improve the product as a whole.
Synomics does not pass on any personal data to third parties. Instead, the above-mentioned data is used solely in the overall system „app – portal – system“ for optimal operation and a perfect user experience.
The app uses the Bluetooth function of your mobile device’s operating system (which must therefore be activated) and also requires permission for location determination when used.
Synomics stores the personal data of a user only as long as this person is actively using a system. If the user is deactivated (e.g. by moving to another location without one of our systems), his or her personal data will be deleted upon express personal and written request within 48 hours, otherwise after a maximum of six months.
Synomics takes appropriate security measures of a technical nature (e.g. encryption during data transmission using https, logging, access controls and restrictions, data backup, IT and network security solutions, etc.) as well as of an organisational nature and in accordance with Swiss data protection legislation to protect the data from unauthorised access, loss and misuse. For example, we work with a hosting provider that has the „swiss hosting“ quality seal and operates its own server and data centre infrastructure in Switzerland.
As with any connection to a web server, the server of our web hosting provider logs and stores certain technical data. This data includes the IP address and the operating system of your device, the data, the access time, the type of browser and the browser request including the origin of the request (referrer). This is necessary for technical reasons in order to provide you with the portal. The web hosting provider protects this data from unauthorised access with technical and organisational measures and does not pass it on to third parties.
You are generally entitled to the rights of information, correction, deletion, restriction, data portability, revocation and objection. If you believe that the processing of your data violates data protection law or your data protection rights have been violated in any other way, you are welcome to contact us.
You can reach us at the following contact details:
Synomics AG
Albisstrasse 12
CH-8200 Schaffhausen
info@synomics.ch
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